Verwerkersovereenkomst en subverwerkers

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Jij bepaalt welke gegevens je in Hubbery zet en waarvoor. Wij verwerken ze alleen om de dienst te leveren en volgens jouw instructies. Vraagt een klant van jou om inzage of verwijdering, dan is dat jouw verzoek om af te handelen; wij helpen met de middelen in het dashboard.

Wat wij verwerken

De inhoud van gesprekken over alle kanalen, contactgegevens van jouw klanten, de kennis die je erin zet, en de gegevens van je eigen medewerkers die het dashboard gebruiken. Bijzondere persoonsgegevens horen er niet in; komen ze toch voorbij in een bericht, dan worden ze behandeld als de rest van dat bericht.

Subverwerkers

We schakelen derden in voor hosting, taalmodellen en telefonie. Met elk daarvan hebben we een verwerkersovereenkomst met minstens dezelfde verplichtingen. Nieuwe subverwerkers melden we minstens dertig dagen van tevoren; je mag daar bezwaar tegen maken.

• Hosting, database en back-ups: [leverancier], EU
• Taalmodel voor antwoorden: [leverancier] — geen training op jouw gegevens
• Spraak en telefonie: [leverancier], alleen als je het telefoonkanaal gebruikt
• Sms en WhatsApp: [leverancier], alleen als je die kanalen gebruikt
• Betalingen: [leverancier] — verwerkt geen gesprekken, alleen facturatiegegevens

Doorgifte buiten de EU

Uitgangspunt is verwerking binnen de EU. Waar een leverancier toch buiten de EU verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en staat het in de lijst hierboven. Wil je uitsluitend EU-verwerking, zeg het dan: dan schakelen we de kanalen uit waarvoor dat vandaag nog niet geldt.

Beveiliging

De maatregelen staan op de pagina over beveiliging en maken deel uit van de overeenkomst: scheiding per organisatie in de database, versleuteling van geheimen en verkeer, rollen en een volledig auditspoor.

Datalekken

Ontdekken we een inbreuk die jouw gegevens raakt, dan melden we dat binnen 24 uur nadat wij het ontdekten, met wat we op dat moment weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Melden bij de toezichthouder doe jij; wij leveren wat je daarvoor nodig hebt.

Teruggave en wissen

Bij het einde van de overeenkomst krijg je je gegevens in een bruikbaar formaat. Daarna wissen we alles binnen dertig dagen, inclusief back-ups binnen de bewaartermijn daarvan, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren.

Controle

Je mag één keer per jaar controleren of we ons hieraan houden, met redelijke aankondiging. In de praktijk begint dat met vragen en documenten; pas als dat niet volstaat, met een audit ter plaatse.

Hoe je hem krijgt

Mail support@hubbery.nl met de naam en het adres van je organisatie; je krijgt hem digitaal ter ondertekening. Heb je een eigen model, stuur dat dan mee — we kijken ernaar in plaats van het af te wijzen.