Contrat de sous-traitance et sous-traitants

Qui est responsable de quoi

Vous décidez quelles données entrent dans Hubbery et pourquoi. Nous ne les traitons que pour fournir le service et selon vos instructions. Si l’un de vos clients demande l’accès ou la suppression, c’est votre demande à traiter ; nous aidons avec les outils du tableau de bord.

Ce que nous traitons

Le contenu des conversations sur tous les canaux, les coordonnées de vos clients, les connaissances que vous y mettez et les données de vos collègues qui utilisent le tableau de bord. Les catégories particulières de données n’y ont pas leur place ; si elles apparaissent dans un message, elles sont traitées comme le reste de ce message.

Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à des tiers pour l’hébergement, les modèles de langage et la téléphonie. Avec chacun, un contrat de sous-traitance impose au moins les mêmes obligations. Tout nouveau sous-traitant est annoncé au moins trente jours à l’avance ; vous pouvez vous y opposer.

• Hébergement, base de données et sauvegardes : [fournisseur], UE
• Modèle de langage pour les réponses : [fournisseur] — aucun entraînement sur vos données
• Voix et téléphonie : [fournisseur], uniquement si vous utilisez le canal téléphonique
• SMS et WhatsApp : [fournisseur], uniquement si vous utilisez ces canaux
• Paiements : [fournisseur] — ne traite aucune conversation, seulement la facturation

Transferts hors UE

Le principe est un traitement dans l’UE. Lorsqu’un fournisseur traite malgré tout hors UE, cela se fait sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne et figure dans la liste ci-dessus. Si vous voulez un traitement exclusivement européen, dites-le : nous désactivons les canaux pour lesquels ce n’est pas encore le cas.

Sécurité

Les mesures figurent sur la page sécurité et font partie du contrat : séparation par organisation dans la base, chiffrement des secrets et du trafic, rôles et traçabilité complète.

Violations de données

Si nous découvrons une violation touchant vos données, nous la signalons dans les 24 heures suivant notre découverte, avec ce que nous savons alors : ce qui s’est passé, quelles données sont concernées et ce que nous faisons. La notification à l’autorité vous revient ; nous fournissons ce qu’il faut.

Restitution et effacement

À la fin du contrat, vous récupérez vos données dans un format exploitable. Ensuite nous effaçons tout sous trente jours, sauvegardes comprises dans leur délai de conservation, sauf obligation légale de conserver plus longtemps.

Audit

Vous pouvez vérifier une fois par an, avec un préavis raisonnable, que nous respectons ces engagements. En pratique cela commence par des questions et des documents ; l’audit sur place n’intervient que si cela ne suffit pas.

Comment l’obtenir

Écrivez à support@hubbery.nl avec le nom et l’adresse de votre organisation ; vous le recevez à signer par voie numérique. Si vous avez votre propre modèle, envoyez-le — nous le regardons plutôt que de le refuser.