Auftragsverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter

Wer wofür verantwortlich ist

Sie bestimmen, welche Daten in Hubbery landen und wofür. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst zu erbringen, und nach Ihren Weisungen. Verlangt eine Ihrer Kundinnen Auskunft oder Löschung, ist das Ihr Vorgang; wir helfen mit den Mitteln im Dashboard.

Was wir verarbeiten

Den Inhalt der Gespräche über alle Kanäle, Kontaktdaten Ihrer Kundschaft, das Wissen, das Sie einspielen, und die Daten Ihrer eigenen Mitarbeitenden, die das Dashboard nutzen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten gehören dort nicht hinein; tauchen sie doch in einer Nachricht auf, werden sie wie der Rest dieser Nachricht behandelt.

Unterauftragsverarbeiter

Wir binden Dritte für Hosting, Sprachmodelle und Telefonie ein. Mit jedem davon besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit mindestens denselben Pflichten. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens dreißig Tage vorher an; Sie dürfen widersprechen.

• Hosting, Datenbank und Sicherungen: [Anbieter], EU
• Sprachmodell für Antworten: [Anbieter] — kein Training mit Ihren Daten
• Sprache und Telefonie: [Anbieter], nur bei Nutzung des Telefonkanals
• SMS und WhatsApp: [Anbieter], nur bei Nutzung dieser Kanäle
• Zahlungen: [Anbieter] — verarbeitet keine Gespräche, nur Abrechnungsdaten

Übermittlung außerhalb der EU

Ausgangspunkt ist die Verarbeitung innerhalb der EU. Wo ein Anbieter dennoch außerhalb verarbeitet, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und steht in der Liste oben. Wollen Sie ausschließlich EU-Verarbeitung, sagen Sie es: dann schalten wir die Kanäle ab, für die das heute noch nicht gilt.

Sicherheit

Die Maßnahmen stehen auf der Seite zur Sicherheit und sind Teil der Vereinbarung: Trennung je Organisation in der Datenbank, Verschlüsselung von Geheimnissen und Verkehr, Rollen und eine vollständige Prüfspur.

Datenschutzverletzungen

Entdecken wir eine Verletzung, die Ihre Daten betrifft, melden wir das binnen 24 Stunden nach unserer Entdeckung, mit dem, was wir dann wissen: was passiert ist, welche Daten betroffen sind und was wir tun. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde machen Sie; wir liefern, was Sie dafür brauchen.

Rückgabe und Löschung

Zum Ende der Vereinbarung erhalten Sie Ihre Daten in einem nutzbaren Format. Danach löschen wir alles binnen dreißig Tagen, einschließlich der Sicherungen innerhalb ihrer Aufbewahrungsfrist, sofern das Gesetz uns nicht zu längerer Aufbewahrung verpflichtet.

Kontrolle

Sie dürfen einmal jährlich mit angemessener Ankündigung prüfen, ob wir uns daran halten. In der Praxis beginnt das mit Fragen und Unterlagen; erst wenn das nicht reicht, mit einer Prüfung vor Ort.

So bekommen Sie ihn

Schreiben Sie an support@hubbery.nl mit Name und Anschrift Ihrer Organisation; Sie erhalten ihn digital zur Unterschrift. Haben Sie ein eigenes Muster, schicken Sie es mit — wir sehen es an, statt es abzulehnen.